Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w VELUX Polska Sp. z o.o.

Wszystkie spółki Grupy VELUX szanują i chronią Państwa prywatność. Niniejsza informacja o przetwarzaniu danych osobowych VELUX („Informacja o przetwarzaniu danych osobowych”) ma na celu pomóc Państwu zrozumieć, dlaczego zbieramy Państwa dane osobowe, jakie rodzaje danych osobowych zbieramy, w jaki sposób je gromadzimy i jak długo je przechowujemy, komu je udostępniamy, jak również prawa, które Państwu przysługują. Wyjaśniamy również, w jaki sposób dbamy o bezpieczeństwo Państwa danych.

Niniejsza Informacja o przetwarzaniu danych osobowych firmy VELUX jest zgodna z unijnym ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych 2016/679 („RODO”). Administratorem danych odpowiedzialnym za Państwa dane osobowe jest VELUX Polska sp. z o.o.., ul. Krakowiaków 34, 02-255 Warszawa, KRS: 0000018788, e-mail: daneosobowe@velux.pl , Zwana dalej „VELUX”.

Nasza spółka macierzysta to VELUX A/S zarejestrowana w Danii pod numerem rejestracyjnym 30 00 35 19 z siedzibą pod adresem Aadalsvej 99, DK-2970 Hørsholm, Dania.  

 Dlaczego przetwarzamy dane osobowe i jakie są zgodne z prawem podstawy ich zbierania

Głównym powodem, dla którego gromadzimy, wykorzystujemy i przechowujemy Państwa dane, jest umożliwienie nam świadczenia Państwu naszych usług. „Usługa”, „nasza usługa” i podobne określenia oznaczają prowadzenie interesów z Państwem/Państwa organizacją oraz udzielanie pomocy w zakresie zapytań, procesów sprzedaży i roszczeń. 

Przetwarzamy również informacje o korzystaniu przez Państwa z usług w celu rozwijania działalności biznesowej, informowania Państwa o naszej działalności biznesowej, produktach i usługach za pośrednictwem marketingu oraz w celu ulepszania naszych usług poprzez wszelkie opinie, które nam Państwo przekazują. Możemy również przetwarzać Państwa dane osobowe w celach związanych z umową i rekrutacją oraz w celu wypełnienia obowiązków prawnych.

Przetwarzamy dane osobowe w oparciu o różne podstawy prawne wymienione poniżej.

Wykonanie umowy, w tym zakupu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO: 

• Kiedy przetwarzamy dane osobowe w związku z umową, naszą podstawą prawną jest „wykonanie umowy”, w tym zakup.

Zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO: 

• Kiedy wysyłamy newsletter o naszych produktach, robimy to na podstawie Państwa zgody. Gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda, mają Państwo prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie. 

Obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c RODO:

• Jeśli udostępniamy Państwa dane osobowe organom ścigania lub innym organom administracji publicznej, robimy to, ponieważ jesteśmy do tego prawnie zobowiązani.

Uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO:

• Mamy uzasadniony interes biznesowy w przetwarzaniu Państwa danych, na przykład gdy odpowiadamy na Państwa zapytania..

Kategorie specjalne – art. 9 ust. 2 lit. a RODO i art. 9 ust. 2 lit. f RODO

• Kiedy przetwarzamy szczególne kategorie danych osobowych, robimy to aby spełnić wymagania prawne związane z kwestiami zgodności z przepisami. 

 Rodzaje danych osobowych, które przetwarzamy

Poniżej przedstawiono główne rodzaje danych osobowych gromadzonych przez firmę VELUX, wraz z głównym celem i podstawą prawną gromadzenia danych osobowych: 

Działalność

Rodzaje i kategorie danych osobowych, które zbieramy (w celach poglądowych)

Cele

Podstawa prawna

Ogólne operacje biznesowe 

Imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz inne informacje niezbędne dla prowadzenia interesów z Państwem lub Państwa organizacją. 

W ramach ogólnych operacji biznesowych VELUX gromadzimy dane osobowe osób fizycznych, klientów, dostawców (w tym zewnętrznych usługodawców) i innych interesariuszy. Możemy również wykorzystywać Państwa dane do testowania systemów.

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

art. 6 ust. 1 lit. f RODO 

Odpowiadanie na zapytania 

Imię i nazwisko, adres e-mail, numery telefonów, rozmowy, inne dane kontaktowe, zdjęcia, plany pięter Państwa domu, jeśli podadzą je Państwo firmie VELUX.

Mogą Państwo zdecydować się na przekazanie nam danych osobowych, takich jak dane kontaktowe, gdy kontaktują się Państwo z nami przez telefon, e-mail, pocztę, naszego chatbota lub korzystając z naszych dostępnych platform cyfrowych.

Te dane osobowe umożliwiają nam odpowiadanie na prośby o udzielenie informacji w takich sprawach, jak produkty VELUX, ustalenie środków i wyceny montażu produktów VELUX, zorganizowanie serwisu okna lub zgłaszanie roszczeń z tytułu gwarancji VELUX.

Informacje te mogą zostać ujawnione firmie VELUX A/S lub innym firmom handlowym VELUX w Grupie, odpowiednim niezależnym instalatorom lub dealerom, abyśmy mogli pomóc klientom w odpowiedzi na ich zapytanie, zorganizować usługi lub wycenę. 

Nagrywamy rozmowy w celach szkoleniowych. Możemy również poprosić Państwa o przekazanie opinii za pomocą ankiet po interakcji. 

art. 6 ust. 1 lit. a RODO

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Sprzedaż (w tym sprzedaż internetowa) i realizacja zamówień. 

Imię i nazwisko, dane kontaktowe, dane karty płatniczej i kredytowej, informacje kredytowe, kontrola kredytowa itp.

Możemy gromadzić dane osobowe klientów i potencjalnych klientów w celu prowadzenia interesów z Państwem lub Państwa organizacją. Używamy Państwa danych do analizowania trendów zakupowych poprzez Państwa aktywność w sklepie internetowym i historię zakupów, aby zapewnić Państwu spersonalizowane przeglądanie. Ponadto wykorzystujemy dane do przetwarzania i realizacji zamówień w sklepie internetowym, ułatwiając dostawę zamówień na produkty i zapewniając odpowiednią obsługę klienta, w tym przetwarzanie zwrotów.

Możemy ujawnić te informacje dealerom lub niezależnym instalatorom i partnerom logistycznym w celu przetworzenia zamówienia klienta, w tym zorganizowania dostawy produktów VELUX do klienta lub pomocy w zapytaniach, takich jak zorganizowanie konsultacji między Państwem a naszymi doradcami produktowymi. Udostępniamy również Państwa dane innym podmiotom w celu sprawdzenia wiarygodności kredytowej. 

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

art. 6 ust. 1 lit. a RODO

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Kampanie

Imię i nazwisko, dane kontaktowe itp. 

Realizacja różnych kampanii (np. programy premiowe, kampanie cashback, loterie). Przed przystąpieniem do kampanii pozyskujemy od uczestników akceptację regulaminu. 

art. 6 ust. 1 lit. a RODO

art. 6 ust. 1 lit. b RODO  

Roszczenia dotyczące produktu

Imię i nazwisko, dane kontaktowe itp.

Ułatwiamy serwis produktów VELUX w ramach gwarancji VELUX lub przez serwis płatny, tj. rozwiązujemy reklamacje przez telefon, e-mail i wizyty na budowach. W związku z tym możemy udostępniać Państwa dane osobowe partnerom VELUX, aby pomóc Państwu w zrealizowaniu usługi.
Możemy poprosić Państwa o przekazanie opinii za pomocą ankiet po interakcji. 

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

art. 6 ust. 1 lit. f RODO 

Rozwój biznesu i aplikacje VELUX  

Dane osobowe gromadzone na naszych platformach cyfrowych i w aplikacjach VELUX.

Dane osobowe, które zostaną nam przekazane, oraz dane osobowe zgromadzone na naszych platformach cyfrowych zostaną wykorzystane w celu poszerzenia naszej wiedzy o konsumentach oraz zapewnienia odpowiedniej komunikacji i ofert na wszystkich etapach kontaktu klienta z nami i z VELUX. Dane osobowe będą również wykorzystywane do rozwoju produktów i usług. 

art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Marketing

Informacje kontaktowe, historia przeglądania, informacje o sprzedaży i usługach subskrypcji, takie jak imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, historia zakupów, unikalne identyfikatory, takie jak identyfikatory plików cookie lub identyfikatory urządzeń, historia przeglądania śledzona na podstawie tych identyfikatorów itp.

Należy pamiętać, że ta lista nie jest kompletna, ponieważ możemy przetwarzać wszelkie dane osobowe zebrane w związku z interakcjami użytkownika z naszą spółką macierzystą, VELUX A/S, naszymi stronami internetowymi, aplikacjami mobilnymi, produktami i usługami.

W stosownych przypadkach, na podstawie Państwa zgody lub prawnie uzasadnionego interesu, przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu informowania Państwa o działalności biznesowej, produktach i usługach VELUX.

W powyższych celach tworzymy marketing, dopasowany do Państwa preferencji i profilu, np.:

– Aby optymalizować i dostosowywać treść, i dostarczać nasze komunikaty marketingowe, kiedy chcą Państwo je otrzymywać, oraz
– Aby oferować Państwu spersonalizowany marketing w oparciu o Państwa preferencje i profil, zarówno podczas interakcji z nami poprzez nasze własne kanały komunikacji, jak i za pośrednictwem kanałów komunikacji innych podmiotów (np. media społecznościowe, strony wyszukiwania, platformy handlowe).

Aby nie otrzymywać żadnych dalszych informacji, można w każdej chwili łatwo i bezpłatnie zrezygnować z naszej komunikacji marketingowej. Znajdą Państwo sposoby na anulowanie subskrypcji w związku z subskrypcją lub otrzymywaniem od nas komunikacji marketingowej. Mogą Państwo również skontaktować się z nami przez e-mail lub pocztę, aby zrezygnować z subskrypcji, patrz Część 8.

W przypadku niektórych działań marketingowych działamy jako współadministratorzy z innymi spółkami VELUX i zawarliśmy umowy współadministrowania, w których role i obowiązki są rozdzielane między spółki VELUX. 

art. 6 ust. 1 lit. a RODO

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Państwa udział w zdjęciach, wideo, referencjach i kampaniach

Jeśli wyrazili Państwo na to zgodę i przesłali Państwo nam zdjęcie lub jeśli Państwa zdjęcie zostało zrobione przez wynajętego przez nas fotografa.

Wykorzystamy zdjęcie, referencje itp. zgodnie z opisem w podpisanej przez Państwa umowie.

RODO – art. 6 ust. 1 lit. b, gdy zdjęcie i opinia są oparte na umowie z wynagrodzeniem, należy pamiętać, że nie można skorzystać z prawa do poprawienia czy usunięcia zdjęcia.

RODO – art. 6 ust. 1 lit. a, jeżeli zdjęcie i relacja są przetwarzane na podstawie zgody, można skorzystać ze wszystkich praw określonych w punkcie 6 poniżej.

RODO – artykuł 6 ust. 1 lit. f, jeśli zdjęcie lub film zostały zrobione podczas wewnętrznej imprezy VELUX lub podobnej, a zdjęcia lub wideo są udostępniane tylko wewnętrznie.

Odwiedzający witrynę, ankiety klientów i badania rynku 

Dane osobowe z platform cyfrowych lub klientów w ramach ankiet.

W celu ulepszenia oferowanych przez nas produktów i usług możemy zbierać dane osobowe od osób odwiedzających platformy cyfrowe lub klientów w ramach ankiet.

Skontaktujemy się z Państwem z ankietą i przetworzymy dane osobowe w ramach ankiet na podstawie zgody lub prawnie uzasadnionych interesów.

Ankiety przetwarzające dane osobowe w celach marketingowych będą wykorzystywane wyłącznie na podstawie Państwa zgody.

art. 6 ust. 1 lit. a RODO

art. 6 ust. 1 lit. f RODO 

Rekrutacja i umowy o pracę

Imię i nazwisko, dane kontaktowe, przebieg pracy, dyplomy ukończenia studiów, odpowiednie kontrole, informacje o zainteresowaniach zawodowych itp.

Kiedy dana osoba ubiega się o pracę lub zawiera z nami umowę o pracę, możemy gromadzić pewne informacje, takie jak imię i nazwisko, dane kontaktowe, informacje o historii pracy, dyplomy ukończenia studiów, stosowne kontrole rekordów oraz informacje o zainteresowaniach zawodowych.
Można je pobrać bezpośrednio od osoby, od konsultanta ds. rekrutacji, w tym referencji i publicznie dostępnych źródeł.
Informacje te są wykorzystywane w celu poinformowania lub pomocy nam w podjęciu decyzji o złożeniu tej osobie oferty pracy lub zatrudnieniu jej na podstawie umowy.

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

art. 6 ust. 1 lit. f RODO 

Zgodność, w tym kontrola antykorupcyjna, infolinia Whistle Blower i kontrola sankcji 

Wszystkie rodzaje danych osobowych. 

Możemy gromadzić dane osobowe w celu zachowania zgodności z prawem, decyzją sądu lub organu i/lub w celu ujawnienia informacji odpowiednim organom publicznym zgodnie z wymogami lub zezwoleniami prawa.

art. 6 ust. 1 lit. c RODO

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

art. 9 ust. 2 lit. a RODO

art. 9 ust. 2 lit. f RODO 

 Jak gromadzimy Państwa dane osobowe

Bezpośrednio od Państwa
W większości przypadków dane osobowe są zbierane bezpośrednio od Państwa lub w ramach korzystania z naszych usług, produktów i kanałów. Gromadzimy dane, których Państwo dostarczają, zamawiając od nas produkty, usługi lub informacje, rejestrując się w naszym serwisie, uczestnicząc w publicznych forach, korzystając z chatbota lub uczestnicząc w innych aktywnościach na naszych platformach cyfrowych i aplikacjach, odpowiadając na pytania w ramach ankiet lub komunikując się z nami w inny sposób. Zbieramy informacje za pośrednictwem różnych technologii, takich jak pliki cookie. W przypadku plików cookie odsyłamy do naszej informacji o plikach cookie

Od naszych partnerów biznesowych
W niektórych przypadkach możemy zbierać Państwa dane osobowe od naszych partnerów biznesowych, gdy potrzebują oni naszej pomocy, aby zapewnić Państwu najlepszą możliwą obsługę.

Z Państwa publicznej witryny
W pewnych przypadkach zbieramy dane osobowe ze stron Państwa firmy, gdy chcemy zaoferować Państwu nasze usługi.

Łącza do innych witryn
Niniejsza strona internetowa zawiera linki do innych stron (takich jak Facebook, Google+, YouTube i Pinterest), do których Powiadomienie o ochronie prywatności VELUX nie ma zastosowania. Pragniemy podkreślić, że nie reklamujemy innych witryn internetowych i ich treści. Zachęcamy do zapoznania się z polityką ochrony prywatności na każdej odwiedzanej stronie internetowej.

 Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe
Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe tylko tak długo, jak będzie to konieczne do celów opisanych w niniejszej Informacji o przetwarzaniu danych osobowych. Oznacza to, że okresy przechowywania będą się różnić w zależności od rodzaju informacji i powodu, dla którego je posiadamy.
Przykłady okresów przechowywania:

• Nagrania rozmów będą przechowywane przez okres 90 dni.
• Dopóki nie zrezygnują Państwo z akcji marketingowej, co można zrobić w dowolnym momencie. .
• Będziemy przechowywać zdjęcia i referencje tak długo, jak będzie to konieczne i zgodnie z zapisami umowy.
• Dane osobowe są przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacji lub wycofania zgody (jeśli została wyrażona na przyszłe rekrutacje).

• W celu zachowania zgodności np. z przepisami antykorupcyjnymi będziemy przechowywać dane zgodnie z obowiązującymi nas przepisami prawa.

 Komu udostępniamy Państwa dane osobowe

Nasza firma jest częścią Grupy VELUX, która działa globalnie. Udostępniamy Państwa dane osobowe w ramach Grupy VELUX, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego przetwarzamy Państwa dane osobowe. Wszystkie podmioty w Grupie VELUX zawarły wewnętrzną Umowę o Powierzeniu Przetwarzania Danych i/lub umowę współadministrowania danymi, zgodnie z którą wszyscy przestrzegają tych samych procedur podczas przetwarzania danych osobowych, zapewniając utrzymanie tego samego poziomu bezpieczeństwa w całej Grupie; podział ról i obowiązków pomiędzy spółki VELUX. Jeżeli dwie lub więcej firm działa jako współadministratorzy, każdy ze współadministratorów jest niezależnie zobowiązany do:

• Bycia dla Państwa pierwszym kontaktem.
• Wypełnienia obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 i 14 RODO
• Skorzystania z praw przewidzianych w art. 15-22 RODO.
• Zajmowanie się powiadomieniami o naruszeniu prywatności i skargami dotyczącymi prywatności. 

Możemy również udostępniać Państwa dane osobowe wybranym stronom trzecim, w tym między innymi:

• Partnerom biznesowym, dostawcom i podwykonawcom, z którymi współpracujemy, aby zapewnić Państwu jak najlepsze usługi podczas procesu wsparcia i sprzedaży, w tym na przykład dostawcy usług logistycznych i outsourcing obsługi klienta
• Dostawcom technologii, na przykład analityki, technologii śledzenia, technologii targetowania i retargetowania oraz dostawcom wyszukiwarek, którzy pomagają nam w ulepszaniu i optymalizacji naszych platform, a także firmom, które zapewniają nam wsparcie i hosting stron internetowych. 
• Reklamodawcom i sieciom reklamowym, które wykorzystują dane do wybierania i wyświetlania odpowiednich reklam Państwu i innym osobom, jeśli wyrażą Państwo na to zgodę. 
• Serwisom społecznościowym, takim jak Facebook, Instagram i Google, jeśli jest to wymagane, podczas przetwarzania w celach marketingowych i na podstawie Państwa zgody. .
• Innym podmiotom w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony naszych klientów, w celu ochrony naszych praw i własności, zapewnienia zgodności z przepisami prawa lub w innych przypadkach, jeśli w dobrej wierze jesteśmy przekonani, że ujawnienie informacji jest wymagane przez prawo
• Spółkom należącym do Grupy VELUX lub innym podmiotom, które obsługują platformy i narzędzia cyfrowe w imieniu naszej spółki w celu świadczenia usług związanych z naszą działalnością (np. programy lojalnościowe, promocje typu cashback, loterie, szkolenia) lub w celu umożliwienia nam kontaktu z Państwem.

Kiedy współpracujemy z zewnętrznymi dostawcami usług, zawieramy umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, jeśli ma to zastosowanie. Tym usługodawcom nie wolno używać Państwa danych osobowych do innych celów niż wynikające z naszego zlecenia lub wymaganych przez prawo.

Transfer do krajów trzecich

W niektórych przypadkach możemy również przekazywać dane osobowe firmom w tzw. „krajach trzecich”, czyli krajach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeśli to robimy, upewniamy się, że chronimy dane i przekazujemy tylko wtedy, gdy ma zastosowanie jeden z następujących warunków: 

• w danym kraju istnieje odpowiedni poziom ochrony, określony przez Komisję Europejską, 
• firma jest certyfikowana w ramach EU - U.S. Data Privacy Framework lub
• stosujemy standardowe klauzule umowne (klauzule wzorcowe UE) zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz dodatkowe środki uzupełniające regulujące przekazywanie danych. 
  

 Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo, integralność i poufność Państwa danych osobowych są dla nas niezwykle ważne. Wdrożyliśmy techniczne, administracyjne i fizyczne środki bezpieczeństwa, które mają na celu ochronę Państwa danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, wykorzystaniem i modyfikacją. Od czasu do czasu dokonujemy przeglądu naszych procedur bezpieczeństwa, aby uwzględnić najnowsze technologie i metody. Należy pamiętać, że pomimo naszych najlepszych starań, żadne środki bezpieczeństwa nie są doskonałe ani niezawodne. 

 Prawa które Państwu przysługują

RODO zapewnia Państwu, jako osobie, której dotyczą dane, następujące prawa w odniesieniu do danych osobowych, które przechowujemy na Państwa temat:

Państwa prawa

Podstawa prawna

Korzystanie z praw

Dostęp do Państwa danych 

artykuł 15 RODO 

Mają Państwo prawo zażądać informacji o tym, czy VELUX przetwarza dane osobowe, które Państwa dotyczą, a jeśli przetwarza, mają Państwo prawo zażądać kopii przetwarzanych przez nas danych osobowych.  

Prośba o sprostowanie

artykuł 16 RODO 

W każdej chwili mają Państwo prawo zażądać sprostowania wszelkich nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych, które możemy przetwarzać na Państwa temat.

Prośba o usunięcie

artykuł 17 RODO 

Mają Państwo prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych w zależności od czynności przetwarzania i w określonych okolicznościach, zanim będziemy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania.

Żądanie ograniczenia przetwarzania

artykuł 18 RODO 

Mają Państwo prawo zażądać ograniczenia przetwarzania, co oznacza, że mogą Państwo zażądać, aby firma VELUX ograniczyła wykorzystanie Państwa danych osobowych w określonych okolicznościach.

Prawo do przenoszenia danych  

artykuł 20 RODO

Pod pewnymi warunkami mają Państwo prawo żądać przeniesienia danych osobowych, które zostały nam przez Państwa przekazane, w formacie nadającym się do odczytu.  

Prawo do sprzeciwu 

artykuł 21 RODO 

Jeśli nie zadowala Państwa sposób, w jaki przetwarzamy dane osobowe w VELUX, mogą Państwo wnieść sprzeciw na adres daneosobowe@velux.pl. W przypadku tego żądania nazwisko i dane kontaktowe osoby wnoszącej sprzeciw muszą być dostarczone firmie VELUX.

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących konkretnych danych osobowych, które przetwarzamy lub przechowujemy, prosimy o kontakt z nami daneosobowe@velux.pl

Odpowiemy na prośbę o skorzystanie z któregokolwiek z Państwa praw w ciągu miesiąca, ale mamy prawo przedłużyć ten okres o kolejne dwa miesiące. Jeśli przedłużymy okres odpowiedzi, poinformujemy o tym w ciągu miesiąca od zgłoszenia.

Jeśli uważają Państwo, że nie udało nam się rozwiązać żądania w sposób zadowalający, mogą Państwo złożyć skargę do lokalnego organu nadzorczego ds. danych osobowych. Dane kontaktowe swojego lokalnego organu nadzorczego ds. danych osobowych można znaleźć na stronie internetowej Europejskiej Rady Ochrony Danych: www.edpb.europa.eu

 Zmiany w Informacji o przetwarzaniu danych osobowych VELUX

Możemy okresowo wprowadzać zmiany w niniejszej Informacji o przetwarzaniu danych osobowych VELUX, aby uwzględnić najnowsze technologie, rozwiązania branżowe i wymagania prawne lub na potrzeby innych celów. Przez cały czas będziemy publikować najnowszą wersję na naszych platformach cyfrowych. Radzimy regularnie przeglądać Informację o przetwarzaniu danych osobowych.

Niniejsza Informacja o przetwarzaniu danych osobowych była ostatnio aktualizowana 15-11-2023